Щомісяця до Головного сервісного центру МВС надходить тисячі звернень – із питаннями, скаргами чи пропозиціями від громадян. Проте частина з них не може бути розглянута через формальні помилки, які допускають під час їх подання. Щоби звернення дійсно було розглянуте та не залишилося без відповіді, варто дотримуватись кількох важливих правил під час їх оформлення.
За 7 місяців цього року Головним сервісним центром МВС (не враховуючи звернень до регіональних та територіальних підрозділів), зареєстровано 26 095 вхідних документів, розглянуто 2 432 адвокатські запити, 768 – запитів на отримання публічної інформації, 5 227 – звернень громадян. Варто зазначити, що упродовж декількох років кількість зареєстрованих документів постійно збільшується. Так, у 2022 році фахівцями Головного сервісного центру МВС опрацьовано 11 тис. вхідних документів, у 2023 році – 28 тис., минулого року – 42 тис.
У середньому за один календарний місяць Головний сервісний центр МВС опрацьовує близько 4 тисяч електронних звернень від громадян, а це 48 тисяч в рік. І близько половина з них – повертаються відправникам через недотримання вимог Закону України «Про звернення громадян».
Ми проаналізували найтиповіші помилки, які зазвичай допускають громадяни під час оформлення звернень. Важливо памʼятати: звернення до сервісного центру МВС – це офіційна форма комунікації, а не повідомлення в соціальних мережах чи месенджерах. Тому звернення має чітку структуру та офіційний зміст – суть питання, чітке формулювання, зазначені необхідні контакти, відповідність вимогам законодавства.
Найтиповіші помилки під час оформлення звернення
-
- Відсутні контактні дані – без прізвища, імені, по батькові, зворотної адреси (електронної чи поштової).
- Нечіткий зміст звернення – текст не містить конкретного запиту або суть викладено занадто загально чи емоційно, як у соцмережах.
- Відсутні копії документів – якщо звертаєтесь із питанням, яке потребує підтвердження особи, обов’язково додавайте відповідні документи.
- Погана якість прикріплених документів – фото або скани документів розмиті, обрізані, нечитабельні – це унеможливлює об’єктивний розгляд.
- Неналежне завірення копій – копії документів не містять підпису, дати, відмітки про засвідчення копії документів «Згідно з оригіналом».
- Відсутній підпис заявника – у письмовому або сканованому зверненні має бути підпис – це підтвердження того, що звернення подає саме ця особа.
- Розмір електронного повідомлення завеликий – технічні можливості електронної скриньки Головного сервісного центру МВС дозволяють отримувати повідомлення розміром не більше 5 Mb.
Сервісні центри МВС розглядають кожне звернення незалежно від його форми чи змісту. Навіть якщо звернення є некоректним або не містить повної необхідної інформації, на його опрацювання витрачається час, зусилля фахівців і зростає навантаження.
Аби уникнути зайвих витрат часу та ресурсів, радимо громадянам відповідально підходити до підготовки звернень і правильно їх оформлювати. Чітке, змістовне та грамотно сформульоване звернення сприяє його швидкому та ефективному розгляду.
Важливі поради
Відповідно до Закону України «Про звернення громадян», у зверненні має бути чітко зазначено:
- прізвище, ім’я, по батькові;
- місце проживання;
- викладено суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги;
- письмове звернення повинно бути підписано заявником (заявниками) із зазначенням дати;
- в електронному зверненні також має бути зазначено електронну поштову адресу, на яку заявнику може бути надіслано відповідь, або відповіді про інші засоби зв’язку.
Підпис громадянина в електронному зверненні може бути відсканованим, сфотографованим тощо. Також опрацьовуються звернення громадян, підписані з застосуванням електронного цифрового підпису.
Якщо звернення, оформлене без дотримання зазначених вимог, воно повертається заявнику з відповідними роз’ясненнями. Загалом звернення громадян розглядаються терміном до 30 календарних днів.
Звернення можна подати до Головного сервісного центру МВС:
- поштою: вул. Лук’янівська, 62, м. Київ, 04052;
- електронною поштою: info@hsc.gov.ua Форма для подання електронних звернень громадян, розмір повідомлення не повинен перевищувати 5 Mb;
- особисто (усно) під час особистого прийому: вул. Лук’янівська, 62, м. Київ.
Також можливо звернутись безпосередньо до будь-якого регіонального сервісного центру МВС. Контакти доступні за посиланням на нашому сайті.
Перед поданням звернення радимо ознайомитись з умовами та правилами на нашому сайті.
Консультацію щодо послуг сервісних центрів МВС можна отримати за телефоном (044) 290-19-88 або на сторінках Головного сервісного центру МВС в Фейсбук та Інстаграм. Відповіді на найпоширеніші питання та корисну інформацію черпайте на сайті.